Administratívna kontrola žiadostí, ktoré Audiovizuálny fond dostal na Výzvu č. 1/2010, priniesla kancelárii fondu aj poznatky o najčastejších chybách a formálnych nedostatkoch na strane žiadateľov. Kancelária fondu v záujme žiadateľov pripravila prehľad najčastejších nedostatkov, ktoré sa objavili v doručených žiadostiach, aby tak bolo možné vyhnúť sa týmto nedostatkom pri pripravovaní nových žiadostí.
Pri neúplných žiadostiach totiž kancelária musí poslať jednotlivým žiadateľom výzvy na doplnenie ich žiadostí a vykonať ďalšie doplňujúce administratívne úkony, ktorým sa možno vyhnúť práve dôslednejšou prípravou jednotlivých žiadostí.
Lehotou na doručenie výzvy a na doplnenie žiadosti môže dôjsť aj k oneskoreniu samotného procesu hodnotenia žiadosti, čo v konečnom dôsledku predstavuje nevýhodu pre žiadateľa a pre jeho žiadosť. V prípade nedodržania určeného termínu na doplnenie alebo pri nedoplnení všetkých náležitostí musí kancelária dotknutú žiadosť vyradiť z rozhodovacieho procesu. Vyradenie žiadosti navyše predstavuje ďalšiu administratívnu záťaž v podobe vypočítania sumy na vrátenie zaplatenej úhrady za administratívne spracovanie, zaúčtovania tejto sumy a jej prevodu na účet žiadateľa. Je preto v záujme žiadateľov aj kancelárie fondu dosiahnuť čo najmenší počet neúplných alebo nesprávne vyplnených žiadostí, aby ďalší proces ich posudzovania a hodnotenia bol plynulý a bez zbytočne zvýšenej administratívnej náročnosti.
Spoločným znakom všetkých nedostatkov bolo nedodržanie pokynov a postupov Metodického usmernenia pre predkladanie žiadostí o poskytnutie finančných prostriedkov z Audiovizuálneho fondu.
Najčastejšou chybou na strane žiadateľov bolo nepochopenie toho, že písomná žiadosť a všetky jej náležitosti vrátane priložených dokumentov musia byť identické v papierovej aj v digitálnej forme a musia presne zodpovedať metodickému usmerneniu. Pre plynulosť kontroly žiadosti je nevyhnutné, aby v digitalizovanej forme boli jednotlivé dokumenty či skupiny dokumentov pomenované v súlade s Metodickým usmernením a aby zodpovedali hlavičke v záhlaví jednotlivých dokumentov. V prípade viacstranových dokumentov je vhodné, aby tieto dokumenty boli digitalizované do jedného súboru, alebo aspoň uložené do jedného priečinka na digitálnom médiu.
Častým nedostatkom boli chýbajúce originály alebo overené kópie úradných listín, ktoré sa musia predkladať spolu so žiadosťou aj v digitálnej verzii žiadosti (ide najmä o listiny dokladujúce právnu subjektivitu žiadateľa a listiny dokladujúce spolufinancovanie projektu zo strany tretích osôb).
Nedorozumenia a nedostatky vznikali aj pri výklade ustanovenia o splnomocnení na predloženie žiadosti, ktoré by žiadateľovi mali vystaviť osoby zúčastnené na projekte. Podľa § 20 ods. 6 zákona č. 516/2008 Z. z. ak sa na realizácii jedného projektu podieľa viacero osôb, žiadateľom na tento projekt môže byť iba jeden subjekt, ktorý je na tento účel písomne splnomocnený ostatnými zúčastnenými osobami. Napr. pri filmovej koprodukcii viacerých slovenských spoločností môže byť žiadateľom iba jedna spoločnosť, a preto žiadosť musí obsahovať písomné splnomocnenie, ktorým zúčastnené osoby na projekte (t.j. koproducenti ako potenciálni žiadatelia) splnomocnia žiadateľa na podanie žiadosti. Táto povinnosť sa vzťahuje aj na festivaly prípadne na iné podujatia a aktivity, ak sa na ich realizácii podieľajú ďalšie subjekty so sídlom na Slovensku, ktoré by tiež mohli byť žiadateľmi o finančné prostriedky z fondu na ten istý projekt. Splnomocnenie nemusia vystavovať tie osoby zúčastnené na projekte, ktoré ani teoreticky nemôžu byť žiadateľmi na predmetný projekt (napríklad zahraniční koproducenti, spoluautori a pod.).
Častou chybou žiadostí bolo aj to, že žiadatelia - právnické osoby, ktorých štatutárny zástupca je zároveň autorom alebo spoluautorom diela, namiesto zmluvy uzavretej podľa autorského zákona medzi právnickou osobou (žiadateľom) a fyzickou osobou (spoluautorom) predkladali iba čestné vyhlásenie o autorstve projektu. Toto čestné vyhlásenie sa však predkladá len vtedy, ak je žiadateľom fyzická osoba a žiada na projekt, ktorého je sama autorom. Ak je však žiadateľom právnická osoba, tá nemôže byť autorom, ani nemôže vydávať čestné vyhlásenie, ale musí predložiť zmluvu alebo inú právne záväznú listinu dokladujúcu zabezpečenie autorských a súvisiacich práv k projektu, ktorý je predmetom žiadosti a je zároveň autorským dielom v zmysle autorského zákona.
Ak žiadateľ nemá k dispozícii treatment alebo prvú verziu scenára, podľa metodického usmernenia predkladá k žiadosti na vývoj audiovizuálneho diela námet a synopsu. Častým formálnym nedostatkom u mnohých žiadateľov bolo predloženie len jedného z oboch požadovaných dokumentov.
Najčastejšie nesprávne vyplnené položky v pláne finančného zabezpečenia projektu:
V prípade žiadostí na vývoj projektu musí byť povinné spolufinancovanie uskutočnené formou finančného plnenia z vlastných zdrojov, ktoré žiadateľ preukazuje ako zabezpečené výpisom zo svojho bankového účtu. Najčastejšou chybou bolo uvádzanie finančného zabezpečenia (povinné spolufinancovanie projektu) formou vecného plnenia alebo prostredníctvom plánovaných finančných prostriedkov. Takéto preukázanie povinného spolufinancovania fond nemôže akceptovať.
Častou chybou bolo aj to, že žiadatelia, ktorí ako súčasť vývoja audiovizuálneho diela plánovali aj finančné prostriedky na výrobu trailera alebo iného zvukovo-obrazového záznamu súvisiaceho s budúcim dielom, nepriložili k celkovému rozpočtu ako prílohu samostatný podrobný rozpočet na výrobu tohto traileru alebo iného zvukovo-obrazového záznamu.
Z kontroly doručených žiadostí a z analýzy najčastejších nedostatkov vyplýva, že všetky najčastejšie opakujúce sa chyby a nedostatky predložených žiadostí boli podmienené nerešpektovaním alebo nedôsledným čítaním vnútorných predpisov fondu, z ktorých je pre vypracovanie a predloženie žiadostí najdôležitejšie najmä Metodické usmernenie na predkladanie žiadostí o finančné prostriedky Audiovizuálneho fondu. Dôležité sú aj ďalšie predpisy fondu, ktoré upravujú jeho podpornú činnosť.
V registračnom systéme fondu pri vytváraní žiadosti každý žiadateľ vyhlasuje, že sa oboznámil so zákonom a s vnútornými predpismi fondu, ktoré sú záväzné pre vytváranie a predkladanie žiadostí. Kancelária fondu všetky potrebné dokumenty a komentáre k nim (slovník pojmov, najčastejšie otázky a odpovede) zverejnila na svojej internetovej stránke. Postup vytvárania a predkladania žiadostí kancelária predstavila aj na verejných prezentáciách určených najmä pre potenciálnych žiadateľov.
Pružné a operatívne spracovanie a vyhodnotenie doručených žiadostí môže kancelária fondu zabezpečiť len v súčinnosti so žiadateľmi a pri znalosti podmienok aj pravidiel na vytváranie a predkladanie žiadostí. Konzultáciám a vzájomnej spolupráci so žiadateľmi je kancelária fondu aj naďalej otvorená v rámci časových možností svojich administratívnych pracovníkov.