Zoznam dokumentov k zmluve o poskytnutí finančných prostriedkov formou dotácie:

• potvrdenie príslušného súdu o tom, že žiadateľ nie je v konkurze ani v reštrukturalizácii; potvrdenie nepredkladajú tí žiadatelia, na ktorých sa nevzťahuje zákon č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii v znení neskorších predpisov – t.j. osoba, za ktorej všetky záväzky zodpovedá alebo ručí štát (napríklad verejná vysoká škola alebo iný subjekt verejnej správy), 
• potvrdenie miestne príslušného správcu dane o tom, že správca dane neeviduje voči žiadateľovi nedoplatky voči štátnemu rozpočtu, 
• potvrdenie Sociálnej poisťovne o tom, že žiadateľ nemá evidované nedoplatky na poistnom na sociálne poistenie a na príspevkoch na starobné dôchodkové sporenie po lehote splatnosti, 
• potvrdenie každej zdravotnej poisťovne o tom, že žiadateľ nemá evidované nedoplatky na poistnom na povinné verejné zdravotné poistenie po lehote splatnosti, 
• potvrdenie príslušného inšpektorátu práce o tom, že žiadateľ neporušil zákaz nelegálneho zamestnávania, 
• podpísané čestné vyhlásenie o celkovej sume štátnej pomoci poskytnutej ako pomoc de minimis, ktorá bola prijatá žiadateľom počas aktuálneho fiškálneho roka a počas predchádzajúcich dvoch fiškálnych rokov v súčte od všetkých poskytovateľov takejto pomoci.

 Potvrdenia sa predkladajú ako originál alebo ako osvedčená kópia, nie staršie ako tri mesiace ku dňu nadobudnutia platnosti zmluvy. Ak v jednom termíne nadobudli právoplatnosť rozhodnutia o viacerých žiadostiach predložených tým istým žiadateľom, tento žiadateľ potvrdenia predkladá len v jednom vyhotovení. Ak v jednom kalendárnom roku nadobudli právoplatnosť rozhodnutia o žiadostiach predložených tým istým žiadateľom vo viacerých výzvach fondu, tento žiadateľ potvrdenia predkladá len v jednom vyhotovení najneskôr k žiadosti vo výzve, ktorá je prvá v poradí. K žiadostiam predloženým v ďalších výzvach fondu v tom istom kalendárnom roku žiadateľ predkladá iba čestné vyhlásenie o tom, že nedošlo k žiadnej zmene skutočností doložených predloženými potvrdeniami. Ak došlo k zmene niektorej z týchto skutočností, žiadateľ predkladá príslušné potvrdenie iba k tejto skutočnosti. V prípade, ak žiadateľ v lehote stanovenej fondom nedoručí potvrdenia, ani čestné vyhlásenie, riaditeľ je oprávnený zrušiť rozhodnutie.

Ďalej treba predložiť:

• podrobný popis projektu v etape jeho realizácie, na ktorú budú poskytnuté finančné prostriedky; popis projektu bude prílohou zmluvy a jeho účelom je podrobnejšie špecifikovať realizáciu projektu v podporenej fáze (v prípade, že popis projektu predložený v žiadosti konkrétne popisuje realizáciu projektu v podporenej fáze, môže žiadateľ použiť tento popis);

• predbežnú špecifikáciu (zoznam) záväzných vecných výstupov z realizácie projektu, na ktorý budú poskytnuté finančné prostriedky fondu (zoznam týchto výstupov bude podkladom pre prílohu zmluvy a následne aj podkladom pre vecné vyhodnotenie realizácie projektu); záväznými vecnými výstupmi sú napríklad:

  • pri vývoji audiovizuálneho diela scenár, realizačný plán a ďalšie dokumenty ako výsledok procesu prípravy audiovizuálneho diela na jeho realizáciu,
  • pri produkcii audiovizuálneho diela zvukovoobrazový záznam diela alebo jeho časti, na realizáciu ktorej budú poskytnuté finančné prostriedky,
  • pri distribúcii audiovizuálneho diela jeho rozmnoženina a sprievodné materiály,
  • pri organizácii podujatia jeho katalóg, program, ďalšie tlačoviny, mediálne ohlasy a iné dokumenty potvrdzujúce uskutočnenie podujatia,
  • pri edičnej činnosti vydaná periodická alebo neperiodická publikácia,
  • pri organizácii vzdelávacej aktivity jej podrobný program a zoznam účastníkov,
  • pri výskumnej činnosti konkrétne výsledky tejto činnosti;
• spôsob, rozsah a špecifikáciu uvedenia informácie o tom, že projekt finančne podporil Audiovizuálny fond (ako podklad pre prílohu zmluvy a následne pre vyhodnotenie splnenia tejto povinnosti, ktoré sa preukazuje pri vyúčtovaní).

Dokumenty sa predkladajú aj v elektronickej forme na bežných nosičoch okrem diskety. Účelom týchto dokumentov a požadovaných informácií je najmä to, aby žiadateľ špecifikoval svoje činnosti a konkrétne výstupy z realizácie projektu, na ktoré fond poskytuje finančné prostriedky a aby zároveň fondu navrhol spôsob a rozsah verejnej informovanosti o tom, že realizáciu projektu podporil Audiovizuálny fond. Malo by byť v záujme žiadateľa, aby uviedol konkrétnu špecifikáciu týchto informácií a výstupov ako predpoklad pre korektné vyúčtovanie a vecné vyhodnotenie projektu.

Na základe doručenia uvedených potvrdení a dokumentov fond vyhotoví a predloží žiadateľovi návrh zmluvy.  Zmluva, všetky jej prílohy a prípadné dodatky budú zverejnené na webovom sídle fondu aj v Centrálnom registri zmlúv podľa príslušných ustanovení zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov.

Vzory dokumentov, zmlúv, čestných vyhlásení sa nachádzajú v sekcii Podporná činnosť > Na stiahnutie.

Zoznam dokumentov k zmluve o poskytnutí finančných prostriedkov formou štipendia:

Pre účely poskytnutia štipendia z finančných prostriedkov fondu je žiadateľ povinný doručiť fondu potvrdenie správcu dane o tom, že správca dane neeviduje voči žiadateľovi nedoplatky voči štátnemu rozpočtu, s výnimkou správcu dane, ktorým je obec.

Uvedené potvrdenie sa predkladá ako originál alebo ako osvedčená kópia. Nesmie byť vydané skôr ako tri mesiace pred dňom jeho doručenia fondu. Ak žiadateľ v roku 2011 uvedené potvrdenie už doručil fondu ako doklad k zmluve o poskytnutí finančných prostriedkov, namiesto tohto potvrdenia predkladá čestné vyhlásenie , že nedošlo k zmene skutočností.

Pre účely prípravy zmluvy je ďalej potrebné predložiť: